Stellenausschreibung: Administrative Assistenz in den Bereichen Büro- und Festivalorganisation

Arbeitszeitraum: Unbefristet | Eintritt ab sofort bzw. nach Absprache
Arbeitsumfang: 40 Stunden/Woche | ab Juni 40 Stunden+/Woche | Zeitausgleich während des Jahres (bevorzugt im Herbst/Winter)

Aufgabengebiet

Ganzjährig
• Administrative Unterstützung in der Festivalzentrale
• Betreuung diverser E-Mail-Accounts und des Telefons
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
• Betreuung von Kund*innen und Künstler*innen telefonisch, sowie vor Ort
• Erledigung von Bot*innenwegen
• Betreuung und Verwaltung von unserem Inventar, Büromaterial, technischem Equipment, sowie Einkauf
• Unterstützung im Bereich Personalwesen und Bewerbungsmanagement
• Ansprechperson für unsere externen Reinigungsfirmen - inklusive Einholen von Angeboten, Planung, Aufsicht und Abrechnung
• Unterstützung im Bereich Versicherungen & Mietobjektverwaltung
• Unterstützung bei diversen Abrechnungen
• Instandhaltung unserer Räumlichkeiten
• Onlinerecherchen und Einholen von Angeboten
• Betreuung diverser Datenbanken und qualitative Aufbereitung unserer Ablagesysteme
• Bei Bedarf Ticketverkauf in unseren Büroräumlichkeiten sowie telefonisch mit unserer Ticketingsoftware
• Urlaubsvertretung im Bereich Studios - Übergabe, Rücknahme und Betreuung sowie Kommunikation mit den eingemieteten Künstler*innen
• Springer*in für diverse Aufgaben und Abläufe im Betrieb
• Assistenz der Geschäftsführung

Während des Festivalzeitraums (ca. Ende Mai - Mitte August)
• Einschulung und Leitung unserer Sommermitarbeiter*innen im administrativen Bereich
• Assistenz im Bereich Festivalorganisation 
• Bei Bedarf telefonische Beratung zum Festival und telefonischer Kartenverkauf mit unserer Ticketingsoftware
• Ausgabe und Rücknahme von Equipment
• Erstellung von Statistiken für die Geschäftsführung
• Koordination von Abholungen und Lieferungen
• Transporte und Abholungen mit dem Auto (Mietwagen des Festivals)
• Betreuung unserer Lagerräumlichkeiten (Ordnung halten, Lieferungen entgegennehmen, etc.)
• Unterstützung im Bereich der Spielstättenbetreuung und Publikumsdienst
• Vorbereitung/leichter Auf- und Abbau der Spielstätten (Veranstaltungsequipment hinbringen und aufbauen, etc.)
• Intensive Unterstützung bei ausgewählten Events (z.B.: Dance-Battle, Rathaus Feste, Eröffnungen, Empfänge, etc.)
• Springer*in und Allrounder, sowie Vertretung in Krankheitsfällen

Anforderungsprofil

• Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Berufserfahrung mit administrativer Tätigkeit
• Know-How im Tanzbereich/Eventbereich von Vorteil 
• Erfahrung mit Windows Betriebssystem
• Viel Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office, Excel und schnellem Tippen
• Praxis im Umgang mit Datenbankanwendungen (FileMaker) von Vorteil
• Selbstständige, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, sowie strukturiertes und lösungsorientiertes Denken, schnelle Auffassungsgabe
• Zuverlässig, Teamplayer, Kommunikationsstärke
• Hilfsbereit, freundlich, stressresistent
• Hands-on-Mentalität
• Interesse unser Team in diesem Bereich langfristig zu unterstützen
• Führerschein der Klasse B
• Einwandfreier Leumund

Rahmenbedingungen

• Teil eines einzigartigen Festival-Teams zu sein
• Angenehmes Büro in 1070 Wien mit super Verkehrsanbindung
• Spannende Festivalatmosphäre
• Frei- und Regiekarten zu deinem Privatgebrauch
• Umfassender Einblick in alle organisatorischen Abläufe des Festivals
• Ein internationales Arbeitsumfeld
• Nach einem Monat Probezeit, unbefristetes Arbeitsverhältnis

ENTLOHNUNG
€ 2.800,– brutto bei 40 Stunden/Woche

Wir bitten die Bewerbungsunterlagen über das ImPulsTanz Jobportal jobs.impulstanz.com einzureichen.

Kontakt
jobs@impulstanz.com

Link zur Ausschreibung
https://jobs.impulstanz.com/